Dla współczesnych przedsiębiorstw wdrożenie i stosowanie systemów ERP jest podstawowym warunkiem integracji działań w firmie, nieodzownym wstępem do zaawansowanego planowania finansowego i rzeczowego oraz rozliczania działalności. Systemy ERP nie rozwiązują tych wszystkich problemów, ale stanowią dobry punkt wyjścia do zbudowania rozwiązań przybliżających do ostatecznych rozwiązań.

Wszystkie przedsiębiorstwa muszą wytwarzać swoje produkty szybciej, taniej, punktualniej, dokładnie wedle życzeń klientów, z rentownością oczekiwaną przez właścicieli firm. Wszystkie muszą zapewnić swoim pracownikom zasoby, dane i miejsca pracy wyposażone tak, aby mogli się z tych trudnych zadań wywiązać. Wszystkie muszą pokazać właścicielom, że właściwie gospodarują kapitałem. Dlatego sięgają po ERP.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

ERP - generacje

Historia ERP zaczyna się od systemów MRP, poprzez MRP II - standard zdefiniowany przez APICS w 1989 r., ERP, aż do dzisiaj, kiedy mówi się już o ERP II i obsłudze zintegrowanego łańcucha dostaw. Systemy wspomagające produkcję i dystrybucję ERP spełniają ten cel tylko wtedy, gdy obejmują co najmniej mechanizm MRP pracujący w zamkniętej pętli. A owo MRP jest to planowanie potrzeb materiałowych.

MRP II, czyli planowanie zasobów produkcyjnych - wzbogacone MRP, obecnie zawarte w systemach informatycznych - jest uporządkowaną metodą kroczącego planowania wykorzystania zasobów w procesie produkcyjnym. Skuteczna realizacja tej metody wymaga zastosowania skomplikowanego informatycznego systemu transakcyjnego w oparciu o bazę danych i algorytmu sterujące na zasadzie sprzężenia zwrotnego.

Warunkiem koniecznym wdrożenia metody MRP II jest możliwie pełne pokrycie procedurami systemu procesu tzw. zintegrowanej logistyki, czyli przepływu materiałowego przez przedsiębiorstwo od fazy dostawy surowców, przez poszczególne etapy procesu technologicznego bądź konstrukcyjnego, aż do dystrybucji gotowych wyrobów. Dopóki system informatycznie nie obejmie wszystkich wymaganych faz i nie zamknie pętli sprzężeń zwrotnych sterujących procesem, nie jest jeszcze systemem MRP II. Ten system opiera się na dwóch filarach:

- wewnętrznej integracji wokół standardów struktur produktów, operacji technologicznych i logistycznych oraz przydziału odpowiednich zasobów do operacji

- funkcjach sterujących sprzężeniem zwrotnym dla planowania potrzeb materiałowych, zdolności produkcyjnych, planowania innych zasobów.

Korzyści w postaci utrzymywania znacząco niższego poziomu zapasów, bardziej precyzyjnego skalkulowania kosztów jednostkowych produktów, panowania nad terminami dostaw i wysyłek mogą pojawić się tylko wtedy, gdy MRP II zostanie w pełni wdrożone. Wdrożenie jedynie modułu finansowego czy magazynowego nie jest dostatecznym uzasadnieniem implementacji systemu MRP II.

Najpierw refleksja, potem informatyzacja

Oczywiście, dzisiejsze produkty ERP daleko wykraczają poza standard MRP II, są systemami wspomagającymi zarządzanie wieloma zasobami i funkcjami przedsiębiorstwa, w tym zasobami finansowymi. Niestety, nie rozwiązują problemu integracji zarządzania planowania rzeczowego i finansowego.

Współczesne systemy ERP rozwijają wiele funkcji pomocniczych, np. zarządzanie jakością, marketingiem, zmianami konstrukcyjnymi, kadrami, remontami itd. Mają czasem wydzielony CRM czy zarządzanie projektami. Zawierają silne moduły dotyczące kontrolingu i analityki finansowej, są jednak niewystarczające do wspomagania zarządzania strategicznego. Dwa najsilniejsze nurty rozwoju systemów ERP koncentrują się na Internecie i zintegrowanym łańcuchu dostaw. Nazywane są wtedy ERP II. Są następnym krokiem w ewolucji tych biznesowych aplikacji, polegającej na zaadaptowaniu Internetu do zbudowania organizacji kosztowo efektywnej, elastycznej, potrafiącej działać w globalnym świecie. W najnowszych wersjach systemów są także mocno wzmocnione zdolności wspomagania planowania, tzw. APS.

Proces wdrożenia systemu ERP dzieli się na kilka logicznie następujących po sobie etapów: powołanie komitetu sterującego, określenie celów biznesowych informatyzacji, wybór odpowiedniego oprogramowania, doprecyzowanie wymagań i zakresu wdrożenia, szkolenia, opracowanie koncepcji systemu, konsultacje wewnętrzne, akceptacja koncepcji przez zarząd, wdrażanie, testowanie, start. Każda firma wdrażająca lub dostawca dodaje do tej listy inne etapy, jeśli tak wynika z jej metodyki wdrożenia, np. analizę procesów biznesowych i organizacyjnych, budowanie prototypu systemu. Każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę, która powoduje dodatkowo potrzebę lub zbędność pewnych czynności. Bez względu na wszystkie metodyki dostawców i specyfiki firm, ich klientów, podstawową zasadą pozostaje, że zintegrowanego systemu informatycznego nie nakłada się na niesprawnie działające przedsiębiorstwo, ponieważ umacnia on stare nieefektywne praktyki i pogłębia problemy firmy. Refleksja nad organizacją i strategią firmy zawsze powinna być pierwsza, przed decyzją o takim lub innym zakresie i charakterze informatyzacji.