Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nakłada na podatników, którzy zamierzają wprowadzić e-fakturowanie, obowiązek wdrożenia procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści.

Autentyczność pochodzenia jest rozumiana jako brak możliwości podszycia się nadawcy pod inny podmiot (innego kontrahenta). Integralność treści natomiast - to gwarancja, że dana e-faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do odbiorcy w niezmienionej formie. Zagwarantowanie spełnienia powyższych wymogów sprawia, że faktura elektroniczna wywołuje takie same skutki prawno-podatkowe jak faktura papierowa. Zgodnie z rozporządzeniem, które weszło w życie 4 lipca, wymogi te mogą być zapewnione za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego poprzez ważny kwalifikowany certyfikat lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).

Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. W związku z tym zastosowanie podpisu elektronicznego do e-fakturowania wiąże się z koniecznością zakupu zestawu do składania podpisu (tj. karty kryptograficznej, czytnika kart kryptograficznych, bezpiecznego podpisu elektronicznego, oprogramowania do składania podpisu elektronicznego, kwalifikowanego certyfikatu). Obecnie technologia bezpiecznego e-podpisu w Polsce nie jest zbyt popularna. Istnieją tylko cztery ośrodki upoważnione do wystawiania kwalifikowanych certyfikatów (KIR SA, PWPW SA, Unizeto Technologies SA i Centrum Certyfikacji Signet), co wpływa na wysokie ceny certyfikatów z punktu widzenia mniejszych firm. Należy także pamiętać, że podpis elektroniczny jest przypisany do osoby fizycznej. W praktyce oznacza to konieczność nabycia kilku certyfikatów, by uniknąć problemów np. w okresie urlopów lub w przypadku rotacji pracowników.

Z kolei elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchange) to wymiana informacji pomiędzy komputerami, z użyciem powszechnie akceptowanych standardów. Należy zauważyć, że w polskim ustawodawstwie nie istnieją przepisy, na podstawie których należałoby określać zgodność systemów stosowanych do elektronicznego przekazywania danych z założeniami EDI. W związku z tym dany podmiot wdrażając system lub technologię elektronicznego obiegu i wymiany dokumentów z zastosowaniem standardów opartych na EDI, powinien opierać się głównie na zaleceniach Komisji Europejskiej nr 1994/820/WE, do których odwołuje się nasze Rozporządzenie.

Zalety EDI

Należy zatem zauważyć, że w praktyce każdy system może zostać uznany za spełniający wymogi EDI pod warunkiem, że jego konstrukcja i zastosowane procedury będą gwarantowały spełnienie wymogów określonych w Rozporządzeniu i zaleceniach Komisji Europejskiej. Zgodnie z zaleceniami KE strony mają obowiązek zapewnienia ochrony danych osobowych oraz zapewnienia takiego poziomu poufności, jaki jest przyjęty w odniesieniu do dokumentów wystawianych w formie papierowej. Zalecenia KE wskazują także na konieczność stworzenia tzw. załącznika technicznego (Technical Anneks) do umowy, na podstawie której partnerzy handlowi wprowadzą między sobą elektroniczną wymianę danych. W załączniku tym strony umowy powinny ustalić m.in.: wymogi operacyjne (sprzęt, środki komunikacji, kody zabezpieczające), przyjęte środki bezpieczeństwa, sposób przechowywania wiadomości EDI, limity czasowe reakcji, procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji oraz wymogów technicznych, a także wybrany sposób rozwiązywania sporów. Warto zaznaczyć, że system oparty na EDI umożliwia nie tylko elektroniczną wymianę faktur, ale także innych informacji biznesowych (zamówień, zawiadomień o wysyłce), i to również pomiędzy systemami, które są oparte na innych rodzajach oprogramowania.

Biorąc pod uwagę zalety elektronicznego fakturowania, należy spodziewać się dużego zainteresowania tego typu rozwiązaniami ze strony firm. E-fakturowanie to przede wszystkim znaczne oszczędności dla wszystkich zaangażowanych stron. Jak wynika z doświadczeń np. belgijskich, przejście z papierowego systemu fakturowania na elektroniczny powoduje zmniejszenie kosztów związanych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem tych dokumentów o ok. 75%. Dodatkowo przesyłanie wiadomości w formie elektronicznej przyspiesza obieg dokumentów oraz wpływa na zmniejszenie błędów dzięki automatyzacji procesu przetwarzania danych. Warto też zaznaczyć, że w innych krajach UE możliwość fakturowania elektronicznego istnieje od dłuższego czasu. Wraz z pojawieniem się wreszcie (po ponad roku od akcesji) możliwości e-fakturowania w Polsce, zagraniczni kontrahenci korzystający od dawna z systemu elektronicznej wymiany danych chętnie przejdą na ten sposób fakturowania także w relacjach biznesowych z polskimi firmami.

Anna Juszczyk jest konsultantem, a Tomasz Kassel starszym menedżerem w Działe Doradztwa Podatkowego PricewaterhouseCoopers.