Zakupy tanio i z klasą

Z Ewą Grajek, dyrektorem zarządzającym ds. zakupów i nieruchomości w PZU, rozmawia Iwona D. Bartczak

Z Ewą Grajek, dyrektorem zarządzającym ds. zakupów i nieruchomości w PZU, rozmawia Iwona D. Bartczak

W PZU SA scentralizowano funkcję zakupów, uzyskując korzyści, które są marzeniem każdego dyrektora finansowego. Zmniejszono wydatki o ponad 20%, co przy skali waszej firmy ma niebagatelne znaczenie. Jak uzyskano takie wyniki?

Zobacz również:



Ewa GrajekEwa Grajek- Półtora roku temu postanowiliśmy przyjrzeć się procesom zakupowym w firmie i stworzyć efektywną organizację zakupową. Wcześniej był to proces zdecentralizowany, zarówno jednostki terenowe, jak i biura w Centrali PZU SA same zamawiały potrzebne towary, organizowały przetargi, zawierały umowy. Oczywiście, powodowało to wielką rozmaitość dostawców, cen, produktów, rodzajów umów. Aby uzyskać poprawę, musieliśmy wprowadzić radykalne zmiany, po pierwsze scentralizować proces zakupowy, aby uzyskać kontrolę nad zakupami i możliwość zarządzania nimi, po drugie zastosować nowoczesne strategie zakupowe pozwalające na optymalizację zakupów, m.in. poprzez zastosowanie efektu skali oraz wykorzystanie platformy internetowej do organizacji przetargów (wybraliśmy Marketplanet) i wyboru dostawców. Decyzją prezesa zarządu został powołany pięcioosobowy zespół, który stanął przed zadaniem przygotowania nowej procedury zakupowej oraz stworzeniem zasad przeprowadzania przetargów za pomocą platformy internetowej. Naszym celem było osiągnięcie transparentności w procesie zakupowym. Uczyliśmy się tak przygotowywać zapytanie ofertowe, parametry oceny dostawców i wagi, aby ofertę skierować do jak najszerszej grupy dostawców na rynku. Jednym słowem, uczyliśmy się być obiektywni. Projekt pilotażowy objął początkowo zakupy dla IT, a następnie rozszerzyliśmy go o zakupy dla administracji i marketingu. Po zebraniu doświadczeń z projektu pilotażowego został powołany projekt "Budowa efektywnej organizacji zakupowej w PZU SA". Celem projektu było powołanie Biura Zakupów w Centrali, przeprowadzenie programu redukcji wydatków w oszczególnych kategoriach zakupowych oraz wdrożenie systemu informatycznego wspierającego proces zakupowy.

Pierwszy przetarg przez Internet i z nowymi procedurami był sukcesem?

- Na początku było bardzo trudno. Niektóre firmy się obraziły, bo zawsze były naszymi dostawcami, a teraz miały być traktowane jak wszystkie inne. W pierwszych przetargach uczestniczyło bardzo mało firm. Musieliśmy się mocno napracować, aby udowodnić dostawcom, że działamy etycznie. Jest kodeks etyczny i są formalne i techniczne zabezpieczenia przed nieuczciwością. Pierwszy przetarg elektroniczny dotyczył zakupu notebooków, trwał ponad dwie godziny. Była to walka o cenę. Ale proszę nie sądzić, że odpuściliśmy jakość dla cen. Naszym założeniem było dokonać zakupu sprzętu o wymaganych przez PZU SA parametrach przy jak najniższej cenie. Inna sprawa, że musieliśmy wszyscy w organizacji nauczyć się precyzować, co każdy z nas potrzebuje, żeby mieć wszystko, co konieczne, i nie kupować tego, co i tak nie będzie wykorzystywane. To przyczyniło się do stworzenia standardów w poszczególnych kategoriach zakupowych.. Tak więc scentralizowanie procesów zakupowych uruchomiło proces optymalizowania zakupów na każdym poziomie. Również waruki wynegocjowanych kontraktów dla PZU SA zostały rozszerzone na pozostałe spólki Grupy PZU.

Nie wierzę, że wszystko poszło łatwo. Na pewno ludzie buntowali się, że odbiera im się pewną część ich dotychczasowych uprawnień, że zmiany są wyrazem nieufności do ich kompetencji i uczciwości. No i stracili również wiele okazji do przyjemnych spotkań z dostawcami.

- To był bardzo trudny, niepopularny projekt. Ciągle ktoś żądał dla siebie specjalnego trybu. Kluczowym dla powodzenia projektu była zdecydowana postawa prezesa Cezarego Stypułkowskiego, który od raz obranego kierunku nie odstąpił. Również członkowie zarządu poparli nowe zasady. Oczywiście nie wszystkie zakupy odbywają się poprzez przetargi elektroniczne. Jednorazowe zakupy staramy się realizować, wykorzystując warunki z wynegocjowanych umów. Należy podkreślić, że większość kategorii zakupowych jest realizowanych przez Biuro Zakupów, które działa wg ściśle określonych procedur i nie ma możliwości załatwienia czegoś z jego ominięciem.

Czy efekty projektu należy mierzyć tylko oszczędnościami?

- Oszczędności - wynikające z niższych cen i bardziej racjonalnych zakupów - są na tyle znaczące, że teraz zastanawiamy się nad wprowadzeniem takiej organizacji zakupów w całej grupie PZU, a nie tylko w PZU SA. Biuro Zakupów, które podlega mojemu nadzorowi, od 1 czerwca 2005r. istnieje w obu spółkach. Ale były ważne też inne korzyści. Możemy nie tylko oszczędzać, ale zarządzać naszymi zakupami. Centrala wie, co, po ile i dlaczego kupuje, działa magia wielkich liczb. Małe liczby, pojedyncze faktury, nawet wielokrotne, nie przyciągają uwagi. Teraz po prostu widać zakupy. Bardzo dobrze oddziaływał ten projekt na wizerunek PZU. Widać przejrzystość naszego procesu zakupów. Przekonały się o tym firmy: teraz wszyscy startują w naszych przetargach. Trzecią niezwykle ważną korzyścią jest uruchomienie zmian wielu procesów w firmie, co prowadzi tę wielką firmę do większej efektywności i wiarygodności. Okazuje się, że trzeba się wziąć porządnie za jeden kluczowy proces i to naturalnie pociągnie za sobą inne usprawnienia, bo wszystko jest ze sobą powiązane.