Z Małgorzatą Wieniawską-Szczerbań, dyrektorem finansowym Oracle Polska, rozmawia Katarzyna Onic.

Jakie w firmie Oracle są procedury i przyjęte dobre praktyki zapobiegające nadużyciom pracowników, czyli w pełnieniu wewnętrznych ról czy w relacjach z klientami? Jakie obszary są szczególnie nadzorowane? Czy to procedury dotyczące zakupów zaopatrzeniowych są precyzyjnie sformułowane, czy raczej większą wagę przykłada się do rozliczania delegacji?

- Korporacja Oracle posiada spis zasad etycznych dotyczących prowadzenia biznesu i zachowań biznesowych (Code of Conduct and Business Ethics). Są to zasady ogólne wiążące wszystkich pracowników w firmie. W Oracle istnieją także spisane, konkretne procedury dotyczące wszelkich procesów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, zachodzących w firmie i na styku firmy z jej otoczeniem biznesowym, np. procedury rozliczania wydatków służbowych; zamawiania towarów i usług, w tym wyboru dostawców; rozliczania podroży służbowych. Istnieją też regulaminy, np. korzystania z telefonów służbowych do celów prywatnych czy delegowania pracowników na szkolenia w kraju i za granicę. Kontrola nad przestrzeganiem tych procedur jest wspomagana przez nasze rozwiązania informatyczne, które wychwytują niestandardowe transakcje. Wszystkie bazy danych w Oracle są ze sobą połączone. Na przykład, jeżeli pracownik zmieni nazwisko osoby zatwierdzającej na osobę nie będącą jego bezpośrednim przełożonym, przełożony zostaje poinformowany o tym fakcie i o rodzaju wydatków, które pracownik chce rozliczyć, itd.

Połączenie baz danych i systemów oraz odpowiednio przyznane prawa dostępu powodują, że jedynie osoby uprawnione mogą dokonywać zmian w określonych bazach, systemach. Np. w bazie z nazwiskami pracowników zmian dokonuje jedynie uprawniony pracownik działu kadr, a informacje z tej bazy są następnie przekazywane do baz zintegrowanych.

- Czy działania formalistyczne i kontrolne są wystarczające do spowodowania uczciwych i odpowiedzialnych zachowań pracowników? Co najlepiej motywuje załogę do uczciwości? Co ją zniechęca do nadużywania stanowiska dla osobistych korzyści?

- Dotychczasowe działania okazały się skuteczne. Sądzę, że dobór pracowników ma duży wpływ na ich zachowania w firmie. Jasne i klarowne zasady wynikające z kultury firmy i ich przekaz do pracowników są skutecznym instrumentem motywowania do uczciwości. Kultura firmy Oracle Polska charakteryzuje się otwartością. Wszyscy, łącznie z prezesem zarządu, pracujemy w systemie biura otwartego (open plan); nie ma gabinetów i zamkniętych drzwi.

Ułatwia to dostęp każdego do każdego oraz poprawia sprawność i kompletność komunikacji. Staramy się zawsze, na bieżąco, informować wszystkich pracowników o obowiązujących zasadach, procedurach i przepisach.

- Na ile praktyki stosowane w firmie Oracle Polska są odpowiedzią na aktualną polską rzeczywistość, a na ile są odzwierciedleniem wymogów korporacyjnych?

- Większość praktyk jest implemetowana globalnie we wszystkich spółkach na świecie. Jednak specyfika polskiego prawa - np. przepisy dotyczące kosztów reprezentacji i reklamy - i etap rozwoju biznesu powodują potrzebę ich dostosowywania do lokalnych realiów.