Projekt ICONS, finansowany w znacznej części z funduszy Unii Europejskiej, został zakończony. O wynikach opowiada Witold Staniszkis, prezes firmy Rodan Systems SA i koordynator projektu.

Panie Prezesie, proszę najpierw przyjąć gratulacje z okazji zakończenia z sukcesem tego wielkiego projektu. Przez kilka lat pracowały nad nim zespoły naukowe z Belgii, Francji, Polski, Wielkiej Brytanii i Włoch, wydano kilka milionów euro. Jak można najkrócej scharakteryzować dorobek projektu?

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

- Rezultatem prac nad Inteligentnym Systemem Zarządzania Treścią jest ponad 90 publikacji naukowych i pokaźna seria raportów opisujących opracowane rozwiązania, które zostały wykonane w postaci software'u. Współpraca w gronie kilku zespołów układała się harmonijnie, więc każdy odniósł te korzyści, na jakich mu najbardziej zależało. Najwięcej korzyści natury biznesowej odniosło - siłą rzeczy - nasze przedsiębiorstwo, które było inicjatorem, koordynatorem i głównym wykonawcą projektu. To właśnie rozwiązania, które teraz wbudowujemy w konkretne produkty. Ale jest jeszcze efekt niepoliczalny - doświadczenie.

Które z doświadczeń wyniesionych z projektu uważa Pan osobiście za najważniejsze?

- Dwa nasze doświadczenia są moim zdaniem najważniejsze. Pierwsze - znalezienie "wspólnej częstotliwości" ze środowiskiem akademickim. To nie jest proste, gdyż naukowcy mają inne cele niż nasza komercyjna firma, inne priorytety i inny rytm pracy. Nauczyliśmy się rozumieć i uwzględniać tę różnorodność, i jest to nasz cenny dorobek, który z pewnością przyda się w przyszłości. Drugie doświadczenie to zetknięcie się z brutalnie obiektywną oceną. Zespół audytorów, który opiniował kolejne etapy projektu, został silnie obsadzony.

Zapewne dużo ludzi skupiło się wokół projektu, współpracowało w zespołach, ma wspólny dorobek. Czy ten potencjał ludzki będzie jakoś dalej wykorzystany?

- Jest wykorzystywany. Dorobkiem projektu są cztery silne zespoły, które już biorą udział w następnych przedsięwzięciach. Na przykład jeden z nich, w ramach 6 Programu Ramowego, współpracuje z czołowymi europejskimi ośrodkami akademickimi prowadzącymi prace badawcze w dziedzinie zarządzania procesami pracy. Jest to współpraca w projekcie badawczym Adaptive Services Grid nad przetwarzaniem kratowym opartym o usługi sieciowe (web services) dla systemów adaptujących się. Drugi zespół współdziała z wiodącymi ośrodkami akademickimi w dziedzinie integracji danych, w ramach europejskiego projektu typu Future & Emerging Technologies. Projekt nazywa się INFOMIX i osiągnął już rezultaty, które możemy oferować na rynku.

Jednak ostrożnie podchodzimy do współpracy z innymi projektami subsydiowanymi, gdyż z jednej strony taka współpraca zasila nas nowymi ideami i rozwiązaniami, ale z drugiej strony rodzi niebezpieczeństwo rozpraszania sił. Tymczasem stale jest wiele do zrobienia, aby skonsumować rezultaty ICONS.

Chce Pan przez to powiedzieć, że ICONS ma ciąg dalszy?

- Tak. Można powiedzieć, że prace rozwijają się teraz na dwóch płaszczyznach. Płaszczyzna konkretu o znaczeniu biznesowym to wdrożenia. Na przykład bezpośrednim wynikiem ICONS jest system zarządzania informacją multimedialną wykorzystujący m.in. techniki automatycznej kategoryzacji wielojęzycznych dokumentów tekstowych. Na bazie rozwiązań opracowanych w ICONS, głównie dotyczących zarządzania procesami pracy, tworzymy obecnie narzędzia, skupiając się także na ich zastosowaniach. Wbudowujemy te narzędzia w nasze produkty z rodziny OfficeObjects®, które uzyskują przez to lepszą funkcjonalność, zostają wyposażone w "inteligencję".

Mógłby Pan podać przykład na ową "inteligencję"?

- Do UKIE wpływa dziennie ok. 600 dokumentów z Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej w Brukseli, w ramach unijnego systemu poczty elektronicznej U32. Są to sprawy, w których rząd polski musi zająć stanowisko. W tradycyjnej organizacji pracy zadanie takie zaczyna się od dekretacji, sprawa przechodzi przez wiele organów administracji i agend rządowych, co trwa tygodniami, a nawet miesiącami. Ale w sprawach unijnych odpowiedź trzeba mieć zazwyczaj w ciągu 5 dni. Na bazie naszego oprogramowania narzędziowego powstał system EWD-P, przy pomocy którego obsługujemy pełen cykl załatwiania takich spraw. System najpierw tłumaczy unijne słowa kluczowe, dołączone do sprawy, na kategorie spraw (odpowiednik rzeczowego wykazu akt) przyjęte w naszych urzędach administracji rządowej. Na tej podstawie oraz na podstawie "wiedzy" o kompetencjach poszczególnych organów wybiera instytucje, których wkład w załatwienie sprawy jest niezbędny. W końcu na podstawie automatycznej analizy treści dokumentu proponuje instytucję wiodącą, która będzie odpowiedzialna za udzielenie odpowiedzi. Cały przebieg sprawy jest sterowany przez system zarządzania procesami. System docelowo będzie obsługiwał 100 urzędów i - co ciekawe - w oparciu o jeden typ procesu pracy, który jest dynamicznie modyfikowany stosownie do potrzeb. Jednocześnie stworzono sieć powiązań pomiędzy kategoriami spraw a osobami uprawnionymi do ich załatwiania, występującymi w różnych rolach w ramach procesu. Taka sieć tworzy swoistą mapę zagadnień powiązaną ze strukturą organizacyjną naszej administracji rządowej. Oszczędza się w ten sposób mnóstwo czasu, gdyż osoba rozdzielająca zadania otrzymuje gotową propozycję rozwiązania skomplikowanego nieraz zagadnienia organizacyjnego.

I wówczas dekretowanie następuje nieomal natychmiast?

- Właściwie to już nie bardzo przypomina dekretowanie. W praktyce uprawniony koordynator - w razie potrzeby - wprowadza korekty w mapę zagadnień i czasem wybiera inną instytucję wiodącą lub osoby odpowiedzialne za załatwienie sprawy. System "uczy się" również na podstawie ręcznej kategoryzacji dokumentów realizowanej przez koordynatorów różnego szczebla, zwiększając poprzez techniki typu "machine learning" precyzję automatycznej analizy tekstu. System ma możliwość wspomagania równoważenia pracy tak, aby uniknąć spiętrzenia zadań przydzielonych jednej czy paru instytucjom. Z kolei mapa zagadnień ułatwia pracę osobom załatwiającym sprawę, ponieważ w istocie opisuje jej kontekst. Z góry wiadomo więc, z jakimi innymi sprawami może się wiązać, do których przepisów należy sięgnąć itp. W ten sposób system wspomaga organizację całego procesu, umożliwia skrócenie go.

Odnoszę wrażenie, że u podstaw opisanej przez Pana pracy systemu leży nieco inne pojmowanie procesu niż tradycyjne, traktujące proces jako sekwencję czynności, wśród których istotne są jedynie czynności przetwarzania.

- Rzeczywiście. Patrzę na proces z punktu widzenia informatyka, więc proces pojmuję jako szereg kontaktów wielu wykonawców jednego zadania (jakim jest na przykład sprawa uzgodnień unijnych) z systemem informatycznym. W takim ujęciu zadaniem systemu jest optymalizowanie tych interakcji w taki sposób, aby zadanie zostało wykonane najlepiej, najkrócej i najtaniej jak to możliwe. Zresztą właśnie doświadczenia związane ze wspomaganiem procesów wyniesione z projektu ICONS bardzo pomogły nam w ukierunkowaniu naszej strategii.

Widzimy ogromną przyszłość w rozwiązaniach zorientowanych na proces i z takich rozwiązań chcemy uczynić główny nurt rozwoju naszych produktów.

Wspomniał Pan o dwóch płaszczyznach, na których ICONS jest kontynuowany. Czym jest ta druga płaszczyzna?

- Ideą. Przed wielu laty uczestniczyliśmy w rewolucji, która doprowadziła do rozdzielenia programu informatycznego od zbioru danych. Konkretnym wynikiem tej rewolucji są np. niezmiernie wydajne systemy zarządzania bazami danych. Dzisiaj znowu uczestniczymy w budowaniu nowego paradygmatu informatyki, który prowadzi do rozdzielenia programu aplikacyjnego i algorytmu przepływu pracy. Przepływ pracy nie będzie już zaszyty w programie, lecz będzie stanowił odrębną warstwę architektury oprogramowania aplikacyjnego, odpowiedzialną za koordynację zespołu wykonawców pracujących nad realizacją jakiegoś zagadnienia (np. sprawy urzędowej). Rozwiązanie tego zadania uważam za niezmiernie ważne, za kamień milowy w rozwoju informatyki. Otworzy się odrębne szerokie pole poszukiwań właściwych rozwiązań dla przepływu pracy.

Przypuszczam, że przepływ pracy w Państwa rozumieniu jest także czymś więcej niż tylko kolejką zadań do wykonania.

- Tak. Przepływ pracy oprócz zapewnienia odpowiedniego przepływu zadań określa jeszcze dwie grupy warunków. Do pierwszej grupy należą warunki optymalnego doboru wykonawców zadania, w tym także optymalny przydział zadań, zrównoważone obciążenie wykonawców. Do drugiej - warunki, jakie muszą być spełnione, aby zadanie w ogóle mogło zostać wykonane. Chodzi tu przede wszystkim o zasoby potrzebne wykonawcom, zwłaszcza zasoby informacyjne. W tej dziedzinie również dokonał się postęp, ponieważ możliwe jest już nie tylko przechowywanie akt elektronicznych, ale także informacji archiwalnych obejmujących dynamiczny aspekt załatwionej sprawy - czyli informacji o procesie.

Dziękuję za rozmowę.