Business intelligence dla średnich - fanaberia czy konieczność?

Systemy BI pozwalają na wykorzystanie wiedzy specjalistów z zakresu zarządzania czy kontrolingu, a także dyrektorów operacyjnych w taki sposób, aby ich działania skupiały się na podejmowaniu decyzji lub dostarczaniu przesłanek osobom decyzyjnym stojącym wyżej w hierarchii organizacyjnej.

Systemy BI pozwalają na wykorzystanie wiedzy specjalistów z zakresu zarządzania czy kontrolingu, a także dyrektorów operacyjnych w taki sposób, aby ich działania skupiały się na podejmowaniu decyzji lub dostarczaniu przesłanek osobom decyzyjnym stojącym wyżej w hierarchii organizacyjnej.

Co jakiś czas można przeczytać artykuły o systemach informatycznych, w których autorzy epatują czytelników specjalistycznym słownictwem, nazwami produktów, niewiele jednak mówiącym osobom, do których skierowany jest ten przekaz. Chciałbym, aby mój artykuł był inny. Jestem przekonany, że informatyka nie jest i nie powinna być traktowana jako wiedza tajemna, dostępna dla nielicznych (dużych i bogatych), wiedza mogąca zmieniać przedsiębiorstwa lub organizacje w bezosobowe maszyny, gdzie ludzie stanowią tylko jeden z elementów, i to niekoniecznie najważniejszy.

Zobacz również:



Przykład takiego zwrotu znajduje się właśnie w tytule tego artykułu. Jednak zapewniam, że nie jest moim celem epatowanie terminologią. Termin BI wpisał się już na dobre do słownika informatycznego i trudno by było zastąpić go jakimś bardziej codziennym wyrażeniem. Systemy informatyczne tej klasy łączą cechy wywiadowcze (intelligence = wywiad) z inteligencją (intelligence = inteligencja). Moim zaś zdaniem, BI najlepiej jest określić jako informatyczne wsparcie kierownictwa - decydentów - w ich codziennej działalności.

Skoro tak, to zamiast pytania z tytułu lepiej zadać inne: czy mianowicie można działać w oderwaniu od wsparcia informatycznego i być nadal dobrą średnią firmą, aktywnie działającą na swoim rynku?

Nie słyszałem, by obecnie ktoś próbował prowadzić biznes w taki sposób. Jednym z dobrodziejstw (lub przekleństw) naszego wieku jest głód informacji, konieczność ich zbierania, potem ich interpretacji, analizowania, aż do zakończenia procesu: podjęcia decyzji.

Decyzje oparte na faktach

Na pytanie zawarte w tytule prawdopodobnie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Niewątpliwie jednak dużo większe szanse na osiągniecie sukcesu i optymalne wykorzystanie zasobów ma firma, w której proces decyzyjny jest poparty faktami, aktualnym obrazem poszczególnych obszarów biznesowych, a więc oparty na prawdziwych przesłankach.

Osiągnięcie korzyści w postaci zdolności szybkiego podejmowania bezpiecznych decyzji jest możliwe na wiele sposobów, niewątpliwe najefektywniejszym z nich jest wdrożenie systemu wsparcia decyzyjnego, czyli właśnie BI. W ten sposób eliminujemy ryzyko popełniania błędu przy tzw. uzgadnianiu danych pomiędzy poszczególnymi obszarami biznesowymi firmy (np. produkcja-sprzedaż-księgowość) i znacznie poprawiamy czas dostępu do wysoko przetworzonej informacji. Systemy, o których mowa, dostarczają właśnie informacji, a nie danych. Różnica jest zasadnicza: dane trzeba przetworzyć, by były użyteczne i zrozumiałe, a taki efekt można osiągnąć tylko dzięki nowoczesnym technologiom. Pozwalają one na wykorzystanie wiedzy specjalistów z zakresu zarządzania czy kontrolingu, a także dyrektorów operacyjnych w taki sposób, aby ich działania skupiały się właśnie na podejmowaniu decyzji lub dostarczaniu przesłanek osobom decyzyjnym stojącym wyżej w hierarchii organizacyjnej.

Informacje dopasowane do potrzeb

Obecne rozwiązania posiadają naprawdę ogromne możliwości.

W zasadzie można zaryzykować stwierdzenie, że jesteśmy w stanie wręcz zasypać decydentów informacjami. Ale spokojnie - nie to jest celem wdrożenia systemu. System ma wspierać, a nie przeszkadzać. Dzięki temu możemy odpowiednio wybrać taki zestaw raportów i informacji zarządczych, aby był najlepiej dopasowany do potrzeb, a jeszcze lepiej do bieżących potrzeb kadry zarządczej.

Celem systemów BI jest dostarczanie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Informacje te w razie potrzeby można analizować, nawet do poziomu danych elementarnych (o ile zaistnieje taka konieczność), a to z kolei przekłada się na oszczędność czasu i skrócenie procesu decyzyjnego przy uwzględnieniu jednocześnie dużo bogatszej liczby przesłanek, na podstawie których decyzja ma zostać podjęta.

Podobne potrzeby informacyjne

Czym się różnią procesy decyzyjne w dużych i średnich firmach? Z całą pewnością nie różnią się celem, ani też zamierzonym efektem działania. Duża firma ma oczywiście bardziej rozbudowaną organizację i zasoby, jednak elementarne potrzeby informacyjne są bardzo podobne we wszystkich typach przedsiębiorstw. Pomyślmy, czy można wyobrazić sobie zarząd średniej firmy, który pozwala sobie na niewiedzę w zakresie wyniku finansowego, poziomu sprzedaży, stanu zobowiązań, sytuacji kadrowej bądź stanu inwestycji? Odpowiedź jest chyba oczywista. W przypadku firm produkcyjnych dochodzą do tego kwestie związane z organizacją i wytwarzaniem. Można powiedzieć, że poziom szczegółowości jest tym mniejszy, im znajdujemy się bliżej szczytu hierarchii decyzyjnej. Najczęściej zarządy są zainteresowane analizą do 20 kluczowych wskaźników. I - jak pokazuje praktyka - poszczególni menedżerowie, kierownicy różnych szczebli są w stanie kontrolować właśnie do 20-30 wskaźników.

Zapobieganie i ostrzeganie

Ideą naczelną systemu wspierającego decyzje jest nie tylko kontrola i zdolność przewidywania sytuacji firmy. Zadaniem tych systemów jest również ostrzeganie o ewentualnych zagrożeniach z takim wyprzedzeniem, aby zostawić kierownictwu czas na przeciwdziałanie.

Jakiś czas temu miałem okazję rozmawiać z prezesem przedsiębiorstwa produkcyjnego średniej wielkości na temat jego doświadczeń.

W pamięci utkwiło mi stwierdzenie, że prezes ten osobiście kontroluje 5 wskaźników biznesowych (przychody, zobowiązania, rentowność, poziom zamówień, cash flow). Informacje o pozostałych interesujących go parametrach system dostarcza mu tylko wtedy, jeżeli jakaś wartość zbliża się do wartości określonej jako krytyczna (oczywiście z pewną tolerancją). Wówczas system powiadamia osoby decyzyjne o zbliżającym się zagrożeniu. Oczywiście, w razie doraźnej potrzeby, prezes ów mógł wywołać na ekran praktycznie dowolną informację potrzebną w danej chwili.

Spośród wielu korzyści, jakie wskazał mój rozmówca, dwie były niepodważalne: skrócenie czasochłonności podejmowania decyzji przy dużo pełniejszej wiedzy oraz wyeliminowanie błędów, jakie powstawały w trakcie gromadzenia i przetwarzania danych.

Potrzeby średnich przedsiębiorstw nie odbiegają zbytnio od wymagań, jakie spotyka się w większych organizacjach. Podstawowe różnice w podejściu do biznesu dotyczą zdolności inwestycyjnych oraz przekonania co do słuszności naśladowania uznanych praktyk. W sferze posługiwania się aktualnymi i łatwo dostępnymi danymi więcej jest podobieństw niż różnic. I chyba ta świadomość dociera do firm. Obserwując rynek, zauważamy, że coraz więcej średnich przedsiębiorstw zastanawia się nad zakupem aplikacji wspierających decyzję, czyli właśnie tytułowych systemów klasy Business Intelligence.

Adam Kopiński jest pracownikiem firmy Oracle.