W oczekiwaniu na zwrot... czyli kilka słów o finansowaniu z głową

Wysokie wymagania biznesowe stawiane systemom IT, rosnąca liczba użytkowników systemów i stopień skomplikowania architektury sprawiają, że tzw. koszty informatyki rosną w błyskawicznym tempie. W obecnej sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa muszą precyzyjnie wskazać korzyści inwestycyjne, czyli finansowy zwrot z inwestycji w informatykę.

Wysokie wymagania biznesowe stawiane systemom IT, rosnąca liczba użytkowników systemów i stopień skomplikowania architektury sprawiają, że tzw. koszty informatyki rosną w błyskawicznym tempie. W obecnej sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa muszą precyzyjnie wskazać korzyści inwestycyjne, czyli finansowy zwrot z inwestycji w informatykę.

Finansowe uzasadnienie świadczenia usług wymaga ustalenia podstawowych zasad prowadzenia ewidencji i rozliczeń kosztów informatyki w firmie. Stopień skomplikowania takich działań sprawia jednak, że rzeczywiste koszty zwykle nie są odpowiednio identyfikowane i śledzone.

Zobacz również:



Procesy i elementy

Zarządzanie finansowe wspiera głównie planowanie i wykonanie celów biznesowych. Określa spójne podejście całej organizacji do osiągnięcia maksymalnej efektywności przy minimalizacji konfliktów. W ramach problematyki IT zarządzanie finansowe jest widoczne w postaci trzech głównych procesów. Pierwszym z nich jest budżetowanie (Budgeting), czyli przewidywanie i kontrola wydatków organizacji IT. Obejmuje również okresowe cykle budżetowania połączone z negocjacjami wielkości i struktury budżetu oraz ciągłe, codzienne prace monitorowania wydatków. Kolejne to rozliczanie (Accounting). Pozwala ono na pełne rozliczenie kosztów poniesionych na działalność informatyczną, szczególnie w podziale na klientów wewnętrznych, usługę i jej wykorzystanie. Trzecim elementem jest obciążanie (Charging), niezbędne do wykazania i "obciążenia" klienta wewnętrznego kosztami dostarczonych mu usług.

Określenie takiej formy rozliczeń wiąże definicje usług z określeniem kosztów działalności IT. Dodatkowo, dzięki określeniu definicji usług, domknięciu ulega pętla rozliczeń budżetowych:

  • wymagania biznesowe określone są w postaci definicji usług i przewidywań popytu na te usługi,


  • na podstawie wypracowanych modeli usług, IT dokonuje transformacji na zapotrzebowanie na zasoby sprzętowe, oprogramowanie i działalność rozwojową oraz utrzymanie wymaganych usług - określa pełne koszty posiadania usługi w swym portfelu i konsoliduje je w postaci budżetu,


  • opracowane modele kosztowe pozwalają na śledzenie kosztów i opracowywanie rozliczeń,


  • uzgodnione zasady rozdzielania obciążeń kosztów między klientów wewnętrznych służą do obciążania kosztami świadczenia usług budżetów właściwych klientów wewnętrznych IT.
Najbardziej kontrowersyjnym elementem rozliczeń budżetowych jest fakt ujęcia w budżecie klienta wewnętrznego kosztów usług, z których korzystał. Dodatkowo, pełne i formalne obciążanie kosztami wymaga czasami modyfikacji struktur budżetu i planu kont księgowych. Stwarza także konieczność poniesienia kosztów modyfikacji systemów finansowo-księgowych. W sytuacjach takich zalecane jest stopniowe przechodzenie przez poszczególne formy rozliczeń i zatrzymanie się na tej, która najlepiej pasuje do charakteru organizacji i poziomu zaufania:

  • Ujawnienie kosztów (Notional Charging). Prowadzone są rozliczenia wykorzystania usług IT, tworzone są zestawienia kosztów poniesionych na rzecz każdego z klientów wewnętrznych w rozbiciu na usługi, ale koszty te nie są formalnie wpisywane do budżetów klientów. Taka zasada rozliczeń pozwala na wykazanie kosztów ponoszonych na rzecz klienta i ujawnieniu rzeczywistego miejsca ich powstawania - potrzeb klienta wewnętrznego.


  • Rzeczywiste obciążanie (Real Charging). Koszty usług IT obciążają budżety klientów wewnętrznych IT. Każda jednostka organizacyjna zmuszona jest do budżetowania kosztów informatyki zaspakajających jej potrzeby.
W większości firm działalność budżetowa jest skupiona w ich pionach finansowych. Dla wdrożenia zarządzania finansowego usługami IT niezbędna jest bliska współpraca wynikająca z wymogów prawnych i księgowych.

Finanse a inne aspekty działalności IT

Zarządzanie finansowe usługami IT wchodzi w interakcje z innymi usługowymi aspektami działalności IT. W szczególności odnosi się do zarządzania poziomem świadczonych usług, czyli tzw. Service Level Management. Umowy o poziomie usług określają wymagania klienta i odpowiedzialność IT w zakresie świadczenia usługi. Koszt spełnienia określonych wymagań ma zasadniczy wpływ na kształt i zakres świadczonych usług i uzgodniony poziom ich dostępności.

Ponadto istotną kwestię stanowi zarządzanie pojemnością (Capacity Management). Modele kosztowe mogą być wykorzystane dla estymowania kosztów wymaganej pojemności i dostępności systemów. Dane zbierane w procesie zarządzania pojemnością mogą dotyczyć kosztów sprzętu, personelu, szkoleń itd.

W kontekście zarządzania finansowego usługami IT warto wspomnieć także o zarządzaniu konfiguracją (Configuration Management). Metody zarządzania finansowego wymagają, aby informacje o zasobach i kosztach były utrzymywane w stanie spójności przez systemy o zasięgu całej organizacji. Zarządzanie konfiguracją odpowiada za zapewnienie spójności danych o zasobach i ich kosztach.

Jak to działa?

Wdrażanie kompleksowego zarządzania finansowego w opisanym powyżej modelu stanowi dla organizacji widoczną zmianę w podstawowych zasadach funkcjonowania. Krok taki daje jednak poważne korzyści dla efektywności działania całej organizacji.

Korzyści dla procesu budżetowania są oczywiste:

  • zapewnienie, że biznes dostarcza wystarczających funduszy, zapewniających utrzymywanie wymaganych usług IT,


  • zapewnienie, że uzgodnione poziomy usług IT są utrzymywane przez cały rok budżetowy,


  • wytworzenie systemu wczesnego ostrzegania o nadmiernym lub zaniżonym wykorzystaniu usług IT.
Rozliczanie usług IT pomaga biznesowi:

  • opierać decyzje o dostarczaniu usług na ocenie kosztowej efektywności poszczególnych usług - nieefektywności całej informatyki,


  • podejmować bardziej biznesowe decyzje o usługach IT i inwestycjach w usługi - uzasadniać inwestycje w informatykę,


  • zrozumieć koszty niepodjęcia działań związanych ze sposobnościami rynkowymi.
Obciążanie kosztami usług pozwala IT na:

  • prowadzenie formalnych ewaluacji usług IT i planowanie inwestycji w oparciu o odzyskane koszty i korzyści biznesowe,


  • odzyskiwanie poniesionych kosztów w ustalonej i zaakceptowanej formie - będącej fair dla obu stron,


  • wpływać na zachowania klientów przez ustanawianie zasad obciążeń kosztami i modeli rozliczeń.
Wprowadzenie metod zarządzania finansowego wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów takiej działalności, zgrupowanych w trzech kategoriach:

  • koszty organizacyjne i administracyjne procesu planowania, implementacji i ciągłego nadzoru procesu zarządzania finansowego,


  • koszty dodatkowych mocy obliczeniowych potrzebnych dla automatyzacji i wspomagania tworzenia rozliczeń i obciążeń kosztami usług IT,


  • koszty zakupu i wsparcia narzędzi wymaganych dla utrzymania procesu zarządzania finansowego w działaniu.
W czasie wdrożenia metod zarządzania finansowego IT oraz bezpośrednio po wdrożeniu mogą nastąpić niekorzystne efekty takiej decyzji, ustępujące wraz z dojrzewaniem samego systemu. Najpoważniejsze problemy związane są z brakiem personelu będącego jednocześnie ekspertem w dziedzinie IT i rozumiejącego zagadnienia księgowości. Należy zwracać uwagę na koszty systemu rozliczającego usługi IT - zbyt rozbudowane zasady prowadzić będą do kosztów procesu, które nie będą uzasadniać wdrożenia zarządzania finansowego.

Nawiasem mówiąc...

Dzięki osadzeniu w organizacji pojęcia usługi, IT staje się partnerem biznesowym dla pozostałych jednostek organizacyjnych, uczestnicząc czynnie w rozwoju rynkowym firmy.

Finansowe zarządzanie usługami IT pozwala na przeprowadzenie racjonalizacji kosztów w sferze bardzo poważnie obciążającej budżety przedsiębiorstw. Wdrożenie takiej metody sprawia, że IT przestaje być postrzegane jako centrum kosztowe dla organizacji, a staje się centrum rozliczeń (recovery center) - wykazuje efektywność finansową swych działań, dostarczając swym klientom wartości odpowiadających ponoszonym przez nich kosztom, podnosząc pewność planowania, kontroli i wykonania budżetów.

Dodatkową korzyścią osiąganą po przeprowadzeniu takiej zmiany jest podniesienie efektywności wykorzystania usług dostarczanych przez IT w całej organizacji.