Kryteria, które powinno spełniać oprogramowanie wspomagające implementację i stosowanie metodologii ABC/M, zależą od tego, do jakich celów zamierzamy tę metodologię wykorzystać. Niżej przedstawiono zbiór wymagań, który może stanowić wzorzec odniesienia przy analizie konkretnego narzędzia informatycznego.

Pożądane cechy pogrupowano następująco: wymagania w zakresie projektowania i architektury modelu oraz wymagania w zakresie możliwości wykorzystania danych z modelu. Do pierwszej grupy wymagań zaliczono:

• tworzenie dwóch poziomów przypisania kosztów,
• tworzenie wielopoziomowej sieci przypisań kosztów,
• elastyczne modelowanie,
• zwinięcia i rozwinięcia elementów modelu (konsolidacja).

Tworzenie dwóch poziomów przypisań kosztów, tj. od zasobów do działań i od działań do obiektów kosztów, jest warunkiem minimum, który wynika z istoty metody ABC. Jednakże w wielu organizacjach modele przepływu kosztów są dużo bardziej skomplikowane. Zawierają one dodatkowo wzajemne przypisania pomiędzy działaniami (activity-to-activity) i wzajemne przypisania między obiektami kosztowymi (final cost object-to-final cost object). Koszty działań mogą być pochłaniane bezpośrednio przez obiekty kosztowe lub przez inne działania. Natomiast koszty obiektów kosztowych, takich jak np. produkty i usługi, stanowią często elementy składowe kosztów innych obiektów, takich jak np. klienci czy kanały dystrybucji.

Elastyczne modelowanie oznacza proste i gwarantujące zachowanie spójności modelu rekonfigurowanie ścieżek przypisań kosztów, dokonywanie wyborów spośród alternatywnych nośników kosztów i mierników efektywności oraz możliwość natychmiastowego analizowania danych w różnych układach. Zmiany w modelu powinny być możliwe do wykonania przez użytkowników systemu i nie powinny wymagać angażowania programistów.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Elastyczność wiąże się z kolejną pożądaną cechą oprogramowania, tj. z możliwością dokonywania zwinięć i rozwinięć elementów modelu. Poszczególne elementy modeli ABC mają hierarchiczną budowę. Oznacza to, że np. zasób składa się z mniejszych zasobów, proces składa się z działań (działania z kolei z czynności), a obiekt kosztów składa się z mniejszych obiektów kosztów. Zatem podobnie jak ma to miejsce w przypadku ścieżek przypisań, tak i same elementy występują w strukturze wielopoziomowej. Istotne jest, aby oprogramowanie umożliwiało dokonywanie prostych agregacji (zwinięć), czyli sumowań, oraz dezagregacji (rozwinięć), czyli pokazania struktury kosztów każdego elementu na dowolnym poziomie hierarchii.

Do wymagań w zakresie możliwości wykorzystania danych z modelu zaliczono:

• dostępność informacji o całkowitych i jednostkowych kosztach obiektów kosztów,
• dostępność informacji o rozliczeniu kosztów zasobów i kosztów działań,
• analizę sieci przypisań kosztów,
• analizy typu what-if,
• mierzenie rentowności,
• stosowanie atrybutów w celu uzyskania dodatkowych przekrojów informacji,
• raportowanie obejmujące wiele okresów,
• wielowymiarowe analizy.

Dla każdego elementu modelu powinna być możliwość uzyskania informacji o jego strukturze kosztów (cost contribution). W szczególności dla dowolnego obiektu kosztów winna być dostępna informacja o strukturze kosztów w przekroju kosztów działań, które służą do jego wykonania i dostarczenia klientowi, oraz w przekroju kosztów zasobów zużywanych przez te działania. Ponadto wskazane jest, aby do modelu można było wprowadzić wielkości umożliwiające obliczenie kosztów jednostkowych zarówno działań, jak i obiektów kosztów.

Inne ważne właściwości

Dla każdego zasobu powinniśmy mieć możliwość dowiedzenia się, w jaki sposób jego koszt został rozliczony na działania i dalej na obiekty kosztów, czyli inaczej mówiąc: jak wygląda dystrybucja kosztów w modelu (cost distribution). Istotne jest, aby oprogramowanie umożliwiało uzyskanie odpowiedzi na pytanie, jakim działaniom i w jakiej wysokości zostały przypisane koszty danego zasobu, a także jakim obiektom kosztów i w jakiej wysokości przypisano koszty danego zasobu. To samo dotyczy kosztów działań: jakim obiektom kosztów i w jakiej wysokości przypisano koszty danego działania.

Spełnienie powyższych dwóch wymagań zapewnia spełnienie kolejnego, czyli możliwość śledzenia ścieżek przypisań kosztów w obie strony, tj. od zasobów do obiektów kosztów (przepływ kosztów) oraz od obiektów kosztów do zasobów (odwrócony przepływ kosztów). Każda ze ścieżek jest rozgałęziona i ukazuje przypisania typu jeden-do-wielu (one-to-many).

Możliwość śledzenia odwróconego przepływu kosztów winna dodatkowo gwarantować przeprowadzanie analiz typu what-if. Dzięki takim analizom można uzyskać odpowiedzi np. na następujące pytanie: jak zmieni się zapotrzebowanie na działania (czyli nośniki kosztów) i zasoby, jeśli zmienimy wielkość lub strukturę produkcji. Spełnienie tego wymagania przez oprogramowanie ABC umożliwia wykorzystanie modelu do planowania kosztów i zastosowania budżetowania opartego na działaniach (Activity Based Budgeting).

Oprócz obliczania kosztów dla obiektów kosztów (globalnych i jednostkowych) system powinien mieć możliwość rejestracji przychodów ze sprzedaży. W konsekwencji jest wtedy możliwe analizowanie rentowności w samym systemie ABC, a nie poza nim.

Ważną cechą oprogramowania do obsługi ABC jest możliwość oznakowania elementów modelu dowolną liczbą atrybutów. Atrybuty, charakteryzując poszczególne elementy modelu (np. koszt zmienny/koszt stały, działanie niedodające wartości/dodające wartość w małym stopniu/dodające wartość w dużym stopniu, klient lokalny/klient zamiejscowy), dostarczają dodatkowych kryteriów dla grupowania danych i ukazywania ich w rozmaitych przekrojach. Stosowanie atrybutów zdecydowanie rozszerza możliwości analizy modeli ABC.

Kolejną cechą ważną w analizie modeli ABC jest uwzględnienie raportowania obejmującego wiele okresów. Umożliwia to śledzenie trendów i określanie tendencji.