Analiza, kontrola i redukcja kosztów

Analiza, kontrola i redukcja kosztów. Jak precyzyjnie identyfikować obszary redukcji kosztów i skutecznie obniżać ich wielkość?

Analiza, kontrola i redukcja kosztów. Jak precyzyjnie identyfikować obszary redukcji kosztów i skutecznie obniżać ich wielkość?

We współczesnej gospodarce dostęp przedsiębiorstw do surowców i materiałów, maszyn i urządzeń, kapitału i technologii wytwarzania jest zbliżony. Przedsiębiorstwa konkurują więc, odpowiednio organizując swoje procesy, w szczególności procesy związane z zarządzaniem relacjami z klientami, zarządzaniem relacjami z dostawcami oraz zarządzaniem relacjami z pracownikami. Wraz z koncentracją przedsiębiorstw na procesach biznesowych rozwijają się koncepcje zarządzania procesami oraz metody i narzędzia je wspomagające.

Zobacz również:



Wzrost kosztów pośrednich

W konsekwencji poszukiwania przewagi konkurencyjnej w organizacji procesów biznesowych i wspierających dynamicznie wzrasta w przedsiębiorstwach udział i znaczenie kosztów pośrednich, niezwiązanych bezpośrednio z produkcją. Tradycyjne metody kalkulacji kosztów pośrednich oparte na ich rozliczaniu na produkty i usługi w oparciu o umowne klucze podziałowe stają się nieefektywne, dając błędne wyniki, które nie mogą stanowić podstawy dla podejmowania decyzji w konkurencyjnym otoczeniu.

Konieczne staje się zastosowanie metod kalkulacji i planowania kosztów koncentrujących się na kosztach procesów przedsiębiorstwa, takich jak rachunek kosztów działań (ang. Activity Based Costing) oraz planowanie i budżetowanie oparte na kosztach działań (ang. Activity Based Planning & Budgeting).

Kalkulacja kosztów oparta na działaniach podejmowanych w związku z wytwarzaniem produktu lub świadczeniem usług z wykorzystaniem odpowiednich kluczy rozliczeniowych w postaci nośników kosztów zasobów oraz nośników kosztów działań pozwala na uzyskanie informacji o rzeczywistej wielkości i strukturze nakładów zasobów przedsiębiorstwa poniesionych w związku z produktem lub usługą. Ponadto identyfikacja kosztów wybranych istotnych procesów w przedsiębiorstwie, takich jak procesy obsługi klienta czy procesy dostaw niezbędnych zasobów, pozwala na generowanie niezwykle istotnych informacji dla podejmowania decyzji na temat kosztów obsługi klientów w określonych kanałach dystrybucji, kosztów obsługi konkretnych klientów oraz kosztów organizacji i obsługi dostaw od określonego dostawcy. Informacje te pozwalają na wszechstronną analizę przebiegu poszczególnych procesów w przedsiębiorstwie z punktu widzenia ich kosztów i rentowności realizującego je przedsiębiorstwa.

W oparciu o informacje z rachunku kosztów działań odnoszących się do zidentyfikowanych działań, określonych nośników kosztów zasobów oraz nośników kosztów działań, można rozpocząć planowanie i budżetowanie kosztów odzwierciedlające planowany przebieg poszczególnych procesów przedsiębiorstwa. Procedura planowania i budżetowania oparta na kosztach procesów i działań (ang. Activity Based Planning & Budgeting) przebiega w odwrotnym kierunku aniżeli procedura alokacji kosztów na produkty i usługi:

  • w oparciu o planowaną wielkość popytu na poszczególne rodzaje produktów i usług przedsiębiorstwa planuje się wielkość zapotrzebowania na poszczególne działania i procesy, korzystając ze wskaźników konsumpcji działań (odwrotności nośników kosztów działań stosowanych w kalkulacji kosztów)

  • w oparciu o zaplanowaną wielkość zapotrzebowania na poszczególne działania i procesy, korzystając ze wskaźników konsumpcji zasobów (odwrotność nośników kosztów zasobów), planuje się wielkość zapotrzebowania na uczestniczące w nich zasoby i w rezultacie wielkość poszczególnych rodzajów kosztów.
Koncepcję kalkulacji kosztów działań (ang. Activity Based Costing) i planowania opartego o informacje o kosztach działań (ang. Activity Based Planning & Budgeting) przedstawiono na rysunku.

Rysunek. Kalkulacja kosztów działań (Activity Based Planning) i planowanie i budżetowanie oparte o informacje o kosztach działań (Activity Based Planning & Budgeting)Kliknij, aby powiększyćRysunek. Kalkulacja kosztów działań (Activity Based Planning) i planowanie i budżetowanie oparte o informacje o kosztach działań (Activity Based Planning & Budgeting)Dzięki znajomości kosztów działań i procesów realizowanych w przedsiębiorstwie w związku z wytwarzaniem produktów, świadczeniem usług, obsługą określonych klientów, zarządzaniem dostawami od określonych dostawców (zarówno w ujęciu historycznym, jak i planistycznym) menedżer finansowy może aktywnie uczestniczyć w podejmowaniu skutecznych decyzji dotyczących:

  • doskonalenia i przeprojektowania procesów przedsiębiorstwa, a także optymalizacji wykorzystania zaangażowanych w poszczególne procesy zasobów, na podstawie informacji o kosztach realizowanych w ramach poszczególnych działań oraz ścieżek przebiegu procesów

  • wyboru struktury asortymentowej produkcji (usług) i kształtowania polityki cenowej na podstawie realnych informacji o kosztach ponoszonych w związku z ich wytwarzaniem

  • kształtowania relacji z poszczególnymi klientami lub grupami klientów na podstawie informacji o kosztach ich obsługi

  • kształtowania relacji z poszczególnymi dostawcami lub grupami dostawców na podstawie informacji o kosztach organizacji i realizacji dostaw

  • projektowania produktów (usług) na podstawie informacji o kosztach działań i procesów związanych z ich (wytwarzaniem) realizacją.
Warunkiem pełnego wykorzystania informacji uzyskiwanych dzięki zastosowaniu kalkulacji i planowania kosztów w oparciu o działania jest dobra znajomość procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Zastosowanie odpowiedniej metodyki i narzędzi opisu procesów pozwala na stworzenie mapy procesów i bazy informacji na ich temat, które znacznie ułatwiają identyfikację istotnych z punktu widzenia kosztów działań w przedsiębiorstwie, śledzenie i analizowanie ścieżek przebiegu procesów i są podstawą wszelkich prac związanych z optymalizacją i przeprojektowywaniem procesów. Pełną funkcjonalność w tym zakresie zapewniają narzędzia informatyczne pozwalające na generowanie informacji na temat procesów przedsiębiorstwa i kosztów składających się na nie działań z opracowanych map procesów.

Podsumowanie

Rozwiązania - przedstawione w tym cyklu artykułów - poprzez odpowiednią ich integrację tworzą spójny system zarządzania wspomagający zarząd przedsiębiorstwa w podejmowaniu strategicznych i operacyjnych decyzji finansowych. Pozwalają na skuteczne poszukiwanie odpowiedzi na podstawowe dylematy stojące przed współczesnym menedżerem finansowym:

  • zastosowanie rozwiązań opartych na Balanced Scorecard i Performance Management pozwala na skuteczne wdrażanie strategii podnoszenia wartości przedsiębiorstwa w jego codziennych operacjach

  • wsparcie strategicznych i operacyjnych decyzji finansowych symulacyjnymi modelami ekonomicznymi pozwala na trafne wybory w warunkach niepewności oraz skuteczne wykorzystywanie szans i unikanie zagrożeń związanych z działalnością przedsiębiorstwa

  • znajomość kosztów procesów realizowanych w przedsiębiorstwie pozwala na poszukiwanie źródeł istotnego wzrostu efektywności i przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.