Zarządzanie czasem - klucz do lepszych wyników

Większość z nas żyje w błogim, lecz fałszywym przeświadczeniu, że mamy jeszcze dosyć czasu na wszystko. Mając około 45 lat, w ciągu pozostałych 20 lat pracy spędzimy w niej około 40 300 godzin. Jest to duża, ale ograniczona liczba. Nasze wyniki zawodowe, dalszy przebieg kariery, a często i wysokość emerytury będą zależały do tego, jak ten czas wykorzystamy.

Większość z nas żyje w błogim, lecz fałszywym przeświadczeniu, że mamy jeszcze dosyć czasu na wszystko. Mając około 45 lat, w ciągu pozostałych 20 lat pracy spędzimy w niej około 40 300 godzin. Jest to duża, ale ograniczona liczba. Nasze wyniki zawodowe, dalszy przebieg kariery, a często i wysokość emerytury będą zależały do tego, jak ten czas wykorzystamy.

Świadomość ograniczeń może działać jak zimny prysznic. Ale jest i dobra wiadomość - istnieje wiele prostych i skutecznych technik, które pozwalają znacznie zwiększyć efektywność, tak aby w pozostałym każdemu czasie osiągnąć znacznie więcej, i to niekoniecznie pracując ciężej.

Zobacz również:



Omówione poniżej techniki zostały podpatrzone u menedżerów, którzy mają największe osiągnięcia zawodowe, są uważani za mistrzów organizacji i efektywności oraz potrafią pracować bardzo wydajnie, nawet przy dużym obciążeniu. Metody te pomogły wielu ludziom wznieść się na szczyty profesjonalnych osiągnięć.

Można być świetnym specjalistą w swojej dziedzinie, ale wyniki zawodowe zależą nie tylko od wiedzy i doświadczenia, ale również od umiejętności zarządzania czasem, dzięki której można te atuty umiejętnie wykorzystać. Istnieje dziewięć podstawowych obszarów umiejętności, które mają bezpośrednie znaczenie dla wyników:

  • wgląd w to, jak rzeczywiście gospodarujemy czasem

  • zrozumienie, gdzie go tracimy i jakie sprawy "pożerają" nasz czas

  • umiejętność jasnego określenia celów, do których dążą nasze działania

  • poznanie, które zadania są najważniejsze i skupienie na nich wysiłków

  • umiejętność komunikacji, nie tylko rozmowy, ale i osiągania porozumienia

  • racjonalne planowanie

  • skuteczne delegowanie zadań pracownikom

  • przygotowanie i przeprowadzanie maksymalnie efektywnych narad

  • umiejętne korzystanie z rozmów telefonicznych.
Jak dowiedzieć się, na co tracimy czas?

Przyjrzenie się swoim silnym i słabym stronom jest pierwszym i podstawowym krokiem do dobrego zarządzania czasem. Kilkudniowe notowanie przebiegu dnia oraz analiza zapisków są już same w sobie oświecającym działaniem.

Praktycy uczący zarządzania czasem stosują tabelę z trzema kolumnami: czynność, czas od-do, uwagi. W ciągu dnia pracy notujemy kolejne zajęcia, "jak leci" (z dokładnością do 5 - 10 minut): rozmowy, spotkania, telefony, pracę nad dokumentami, posiłki. Wieczorem lub następnego dnia analizujemy zapisy:

  • które czynności przeciągnęły się i z jakiego powodu

  • jaki przyniosły efekt (w stosunku do oczekiwań)

  • ile razy przerwano nam pracę i czy rzeczywiście z uzasadnionego powodu.
W ciągu dwóch - trzech dni uzyskamy obraz, jak gospodarujemy czasem, poznamy źródła strat i typowych w naszym przypadku "złodziei czasu". Wówczas będziemy mogli zastanowić się, jakie podjąć kroki, by poprawić swoją efektywność. Aby mieć pewność, że uchwyciliśmy nasz typowy styl pracy - prowadzimy obserwację przez kilka reprezentatywnych dni, najlepiej w ciągu całego tygodnia.

W polu "uwagi" notujemy zakłócenia - powód i czas trwania. Jak wkrótce zauważymy, mają one dwojakie przyczyny, jedną są czynniki zewnętrzne: koledzy, klienci, dostawcy, przełożeni. Drugie źródło zakłóceń leży w naszym stylu działania - na przykład pod wpływem nagłego impulsu sięgamy po telefon i przez kwadrans oddajemy się rozmowie.

Analiza zapisków uświadamia, jak organizujemy własny dzień pracy, czy osiągamy efekty zgodne z zamierzeniami oraz co i kiedy najczęściej przeszkadza nam w pracy. Poznanie własnego stylu to pierwszy krok do zmian.

Jak właściwie stawiać cele?

Bez jasno określonych celów ludzie nie są zdolni ani do skupienia się na pożądanym wyniku (skoro nie jest określony), ani do zarządzania pracą, zasobami i relacjami. Jeśli nie wiemy, dokąd zmierzamy albo mamy jedynie mgliste pojecie o tym, co chcemy osiągnąć, nie liczmy, że osiągniemy jakikolwiek sukces.

Poprawnie sformułowany cel ma pięć podstawowych cech (skorzystamy z kryterium SMART):

  • S - specific, cel musi być jasno sprecyzowany, powinien określać przewidywane rezultaty

  • M - measurable, abyśmy wiedzieli, czy i w jakim stopniu zrealizowaliśmy cel, musi on być mierzalny, powinny istnieć wymierne, obiektywne wskaźniki

  • A - ambitious, ambitny cel motywuje do działania

  • R - realistic, realistyczny

  • T - timely (time framed), każdy cel powinien mieć określony czas realizacji.
Przykład - zamiast powiedzieć: "naszym celem jest zrobienie planu marketingowego" (w istocie nie jest to nawet cel, ale zadanie), powiemy: "naszym celem jest gotowy plan marketingowy do 12 sierpnia". Oczekiwany rezultat jest jasno określony (gotowy dokument), mierzalny (będzie w części lub w całości), osiągalny (jeśli oczywiście wykonawca nieco orientuje się w zagadnieniu), osadzony w czasie (ponieważ określiliśmy ostateczny termin realizacji).

Jako ćwiczenie proponuję przeformułować przy pomocy kryterium SMART dwa poniższe zdania:

- Redukowanie liczby braków w ciągu technologicznym.

- Zmniejszenie absencji w pracy.

Przykładowe odpowiedzi na przeformułowanie celów:

Zredukowanie (czynność dokonana) o 15% (mierzalność, być może również ta liczba oznacza, że cel jest ambitny, musi być jednak realny do osiągnięcia) liczby braków w ciągu technologicznym do 20 sierpnia (dobrze jest zapisać ostateczny termin zamiast czasu, np. dwóch miesięcy).

Zmniejszenie absencji w pracy o 10 % (mierzalność, ambitność) w następnym miesiącu (osadzenie w czasie).

Prezentując cel działania, należy skupiać uwagę swoją i zespołu na wynikach, zamiast na czynnościach (liczą się efekty a nie "bycie zajętym"). Jest to dowiedziony sposób podwyższania efektywności pracy, jako że wizja wyniku mobilizuje i motywuje do pracy.