Informacje na własny i obcy użytek

Jeszcze w wielu firmach informacja przygotowywana na potrzeby podmiotów zewnętrznych jest mylona z informacją zarządczą.

Jeszcze w wielu firmach informacja przygotowywana na potrzeby podmiotów zewnętrznych jest mylona z informacją zarządczą.

Informacja zarządcza, czyli zestaw informacji o funkcjonowaniu firmy, jest potrzebna do zarządzania firmą i zwiększania płynących z niej zysków. Informacje zarządcze pomagają menedżerom w podejmowaniu decyzji bieżących i strategicznych, wskazują zagadnienia, na które należy zwrócić szczególną uwagę, koncentrują się zwykle na źródłach oraz zachowaniu się przychodów i kosztów. Istotnymi cechami informacji zarządczej są jej aktualność i merytoryczna przydatność.

Zobacz również:



Aktualność pozwala szybko korygować zaobserwowane nieprawidłowości bądź wykorzystywać pojawiające się możliwości. Przydatność oznacza, że swoim odpowiednio okrojonym zakresem i strukturą informacja powinna ułatwiać szybką analizę i wyciąganie wniosków.

Informacja zewnętrzna jest przeznaczona dla odbiorców zewnętrznych, takich jak inwestorzy, urzędy skarbowe, GUS, różne urzędy nadzoru, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, np. PUNU, UNFE, KNB czy KPWiG. Odbiorców zewnętrznych informacji o firmie można podzielić na dwie grupy: tych, których firma chce informować o swojej działalności, i tych, dla których firma musi prowadzić wymaganą sprawozdawczość. Szczególnie istotna jest druga grupa, której przywilej wglądu w funkcjonowanie firmy wynika z regulacji prawnych i która narzuca określone standardy zakresu i struktury prezentowanej informacji. Informacja zewnętrzna jest wykorzystywana głównie do nadzoru działalności i porównywania podstawowych wyników firm.

Stąd mniejsze znaczenie ma jej aktualność (np. sprawozdania roczne powstają nawet z kilkumiesięcznym opóźnieniem) i mniejsza jest na ogół jej przydatność w bieżącym zarządzaniu. Istotna jest natomiast możliwość jej ścisłego wyjaśnienia i uzasadnienia w zgodzie z regułami ustalonymi przez odbiorców.

Charakterystyka różnic

Różnice między informacjami zarządczą a zewnętrznąKliknij, aby powiększyćRóżnice między informacjami zarządczą a zewnętrznąPomiędzy informacjami zarządczą a zewnętrzną występują różnice mogące stanowić źródło dylematów zarządczych. Menedżerowie potrzebują aktualnych informacji dopasowanych swoim zakresem i strukturą do powierzonego im obszaru odpowiedzialności. Informacja zarządcza powinna ich wspomagać w podejmowaniu trafnych decyzji.

Odbiorcy zewnętrzni mają różne potrzeby. Oceniają rentowność inwestycji w akcje spółki, sprawdzają, czy zapłacony podatek jest poprawnie naliczony i adekwatny do prowadzonej działalności, czy nie zostały przekroczone ustalone prawem limity itp. Czas odgrywa kluczową rolę w podejmowaniu skutecznych decyzji i uzyskaniu dzięki nim przewagi konkurencyjnej. Informacja zarządcza powinna być możliwie najbardziej aktualna oraz zapewniać szybki dostęp do najpotrzebniejszych i najświeższych danych. Jej struktura musi być elastyczna, a zakres odpowiednio szeroki, tak by uzyskanie potrzebnych danych było możliwe również na zasadach ad hoc i nie wymagało czasochłonnych poszukiwań lub przekształceń.

Aktualność informacji zewnętrznej jest zazwyczaj regulowana odpowiednimi przepisami. Sprawozdania są przygotowywane okresowo, z opóźnieniem pozwalającym na wcześniejszą ich weryfikację.

Nieodłącznym elementem ogromnej większości decyzji jest niepewność. Rzadko zdarza się, że dostępny jest pełny obraz sytuacji - jego uzyskanie jest zbyt kosztowne. Dlatego informacja zarządcza nie musi być i generalnie nie jest w 100% dokładna (uzgodniona z danymi finansowymi). Jest wynikiem zarówno potrzeby szybkiego uzyskania informacji, jak i zastosowania różnych przybliżeń, przekształceń i alokacji. Ważne jest, by wskazała właściwy kierunek, a drobne odchylenia mogą zostać skorygowane z upływem czasu.

Informacja zewnętrzna jest mniej aktualna. Jej przygotowanie trwa dłużej, co daje więcej czasu na weryfikację i ewentualny audyt.

Jej odbiorcy oczekują dużej dokładności i wiarygodności. Informacja zarządcza musi być elastyczna. Jej zakres i struktura muszą być dopasowane do aktualnych potrzeb, zależnie od sytuacji lub wg najlepszych wzorców. W przeciwnym razie taka informacja traci przydatność. Powoduje, że menedżerowie zwracają uwagę na niewłaściwe, nieistotne zjawiska albo spędzają zbyt dużo czasu na wyszukiwaniu i przekształcaniu danych. Informacja zewnętrzna jest przygotowywana zgodnie z ustalonymi standardami i regulacjami. Jej format jest ściśle określony i stosunkowo rzadko się zmienia. Firma ma nikły wpływ na ten sposób raportowania. Informacja zarządcza obejmuje przeszłość - kilka lat wstecz, teraźniejszość - dane powinny być aktualne, a coraz częściej także przyszłość - prognozy wyznaczone na podstawie zaawansowanych modeli. Częstotliwość jest zależna od potrzeb. Zwykle są to dane miesięczne, pozwalające na analizę trendów.

Informacja zewnętrzna to zasadniczo dane historyczne, obejmujące z reguły dane za okres sprawozdawczy i dane porównawcze z poprzedniego roku, przygotowywane z niewielką częstotliwością - zwykle kwartalną.

Informacja zarządcza obejmuje wszystko, co jest ważne dla kierowania działalnością firmy. Cechuje się dużą różnorodnością. Oprócz danych ogólnych zawiera dane szczegółowe, pozwalające dotrzeć do przyczyn zaobserwowanych tendencji. Każdy odbiorca powinien otrzymywać zestaw dopasowany do swoich potrzeb, tak by nie tracić czasu na pracochłonne wyszukiwanie i przekształcanie

danych pozyskiwanych niejednokrotnie z kilku systemów.